L'espai condiciona el 50 % d'un esdeveniment: l'ambient, la logística i bona part del pressupost. Aquesta checklist de 15 punts t'ajuda a comparar opcions amb criteri i a evitar les sorpreses que només apareixen el dia del muntatge.
En resum
- L'aforament canvia segons el format: un local per a 200 dempeus pot servir només per a 120 asseguts.
- Comprova l'horari de tancament, les llicències de música i si el local és en exclusiva.
- Visita l'espai a la mateixa hora que serà l'esdeveniment.
- Demana el pressupost per partides per detectar costos ocults.
Aforament i distribució
- Aforament per format. Pregunta l'aforament dempeus (còctel), assegut en banquet i en format teatre. Poden variar molt.
- Espais diferenciats. Hi ha zona per a la benvinguda, el sopar i la festa, o tot passa a la mateixa sala?
- Exclusivitat. El local és només per a vosaltres o hi haurà altres grups?
Ubicació i accessos
- Transport públic a prop i facilitat per a taxis o autobusos de grup.
- Accessibilitat per a persones amb mobilitat reduïda.
- Càrrega i descàrrega per a proveïdors i muntatge.
Tècnica i serveis
- So, pantalla i micròfons inclosos o a contractar a part.
- Wifi estable si hi ha presentacions o retransmissió.
- Cuina pròpia o càtering extern: condiciona menú i preu.
- Climatització adequada per a l'època de l'any.
Horaris, normes i costos
- Hora de tancament i cost de les hores extra.
- Llicències de música i límits de volum.
- Temps de muntatge i desmuntatge inclòs en el lloguer.
- Mínims de consum o de convidats.
- Condicions de cancel·lació i data límit per ajustar assistents.
Exemples segons el tipus d'esdeveniment
A la nostra selecció d'espais a Barcelona veuràs com canvia l'elecció segons l'esdeveniment:
- Presentacions i sopars amb caràcter: la Sala Rockstar, a l'Eixample, amb 1.100 m² i 300 guitarres de col·lecció.
- Grans sopars i convencions: La Mansión, a la Zona Alta, per a fins a 500 persones.
- Festes d'empresa mitjanes: locals en exclusiva a Sant Gervasi per a 200–250 persones.
Preguntes freqüents
Quina diferència hi ha entre aforament dempeus i assegut?
L'aforament dempeus (còctel) és el màxim; en banquet assegut sol reduir-se considerablement perquè les taules ocupen espai. Demana sempre tots dos.
Cal visitar l'espai abans?
Sí, i si pot ser a la mateixa hora de l'esdeveniment: així veus la llum, el soroll i com s'hi arriba.
Quins costos ocults són més habituals?
Hores extra, tècnica audiovisual, neteja, seguretat i mínims de consum. Demana el pressupost per partides.